Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 tyś

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 3/2025
Prezesa Zarządu Goleniowskiego Towarzystwa Budownictwa Społecznego
z dnia 2 kwietnia 2025 r.

 

 

Regulamin 

udzielenia zamówień wyłączonych spod stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych
w Goleniowskim Towarzystwie Budownictwa Społecznego Sp. z o.o.

 

Rozdział I

Definicje

 

Art. 1. Ilekroć w niniejszym Regulaminie udzielania zamówień publicznych, zwanym dalej Regulaminem, jest mowa o: 

1. Zamawiającym – należy przez to rozumieć Goleniowskie Towarzystwo Budownictwa Społecznego Sp. z o.o. zwane dalej GTBS;
2. Kierowniku Zamawiającego - należy przez to rozumieć Prezes GTBS lub pracownika zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył pisemnie wykonanie zastrzeżonych dla siebie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia;
3. Dział koordynujący - należy przez to rozumieć Stanowisko ds. zamówień publicznych, zwane dalej ZP, odpowiedzialne za organizację
   i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych powyżej kwoty 130 000 zł netto. Dział koordynujący pełni rolę działu merytorycznego
   w rozumieniu niniejszego Regulaminu;
4. Dział merytoryczny - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną GTBS, Zespół Projektowy, który sporządza wstępne plany zamówień oraz projekty umów
   i w formie wniosku przekazuje do ZP;
5. Kierowniku Działu - należy przez to rozumieć osobę odpowiedzialną
   za stosowanie i egzekwowanie stosowania przepisów Regulaminu w powierzonym Dziale;
6. Pracowniku upoważnionym  -  należy przez to rozumieć pracownika działu merytorycznego, który jest odpowiedzialny za przeprowadzenie odpowiednio procedury uproszczonej lub pełnej, celem udzielenia zamówienia;
7. Wykonawcy - należy przez to rozumieć podmiot składający ofertę w postępowaniu prowadzonym przez Zamawiającego, którego celem jest udzielenie zamówienia;
8. OPZ - należy przez to rozumieć Opis Przedmiotu Zamówienia, tj. dokument określają  jednoznacznie i szczegółowo specyfikację techniczną przedmiotu zamówienia, jego charakterystykę, i towarzyszące mu brzegowe warunki handlowe;
9. Platformie Zakupowej - należy przez to rozumieć portal e-usług służący Zamawiającemu do prowadzenia komunikacji, zbierania ofert i archiwizacji w zakresie zamówień publicznych, znajdujący się pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/tbsgoleniow;
10. Zapytaniu ofertowym - należy przez to rozumieć postępowanie o udzielenie zamówienia, którego szacunkowa wartość jest nie mniejsza niż 5 000 zł netto i nie większa niż 130 000 zł netto;
11.  Procedurze uproszczonej (dostęp ograniczony) - należy przez to rozumieć zapytanie ofertowe, kierowane do wskazanych Wykonawców;
12.  Procedurze pełnej (dostęp nieograniczony) - należy przez to rozumieć zapytanie ofertowe o charakterze publicznym, gdzie każdy Wykonawca może złożyć ofertę; 
13. Ofercie najkorzystniejszej - należy przez to rozumieć ofertę uzyskaną
    z zachowaniem zasad dotyczących wydatkowania środków publicznych, wynikających z art. 44 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych:

1. w sposób celowy i oszczędny,
2. mając na celu uzyskanie najlepszych efektów z danych nakładów,
3. przy optymalnym doborze metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; 
4. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; 
5. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;
6. zachowując zasady uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców
   i przejrzystości.

 

Rozdział II

Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia

 

Art. 2. Przed wszczęciem postępowania Dział merytoryczny szacuje z należytą starannością wartość zamówienia w celu ustalenia: 

1. czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Pzp,
2. czy wydatek został ujęty w planie rzeczowo-finansowym.

Art. 3. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.

Art. 4. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie: 

1) kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na podstawie dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym;

2) planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych na podstawie zrealizowanych prac podobnych.

Art. 5. Podstawą ustalenia wartości zamówień na usługi lub dostawy powtarzających się, ciągłych lub podlegających wznowieniu w określonym czasie, jest łączna wartość tych zamówień: 

1) udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym lub roku obrotowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów
i usług konsumpcyjnych ogółem albo 

2) których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących
po pierwszej usłudze lub dostawie.

Art. 6. Jeżeli zamówienia na dostawy na podstawie umowy dzierżawy, najmu lub leasingu udziela się na czas: 

1) nieoznaczony lub których okres obowiązywania nie może być oznaczony, wartością zamówienia jest wartość miesięczna pomnożona przez 48; 

2) oznaczony: 

a) nie dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona
z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia, 

b) dłuższy niż 12 miesięcy, wartością zamówienia jest wartość ustalona
z uwzględnieniem okresu wykonywania zamówienia, z uwzględnieniem również wartości końcowej przedmiotu umowy w sprawie zamówienia publicznego. 

Art. 7. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, z tym że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań. 

Art. 8. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia.

Art. 9. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:

1. protokół z postępowania o charakterze szacowania wartości zamówienia.
2. kopie umów, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem;
3. notatka służbowa itp.

Art. 10. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu uniknięcia obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

 

Rozdział III

Przygotowanie postępowania

 

Art. 11. Postępowanie udzielenia zamówienia wszczyna i przeprowadza Komórka merytoryczna.

Art. 12. Do wszczęcia postępowania, o którym mowa w ust. 1, należy przygotować następujące dokumenty – zgodnie z „Wnioskiem o udzielenie zamówienia” – stanowiącym załącznik do niniejszego Regulaminu:

1. OPZ
2. szacunkową wartość zamówienia w złotych i euro, ze wskazaniem daty dokonania szacowania,
3. wskazanie źródła finansowania,
4. informację o łącznej wartości zamówień tego rodzaju w danym roku budżetowym, ustalonej np. na podstawie Planu zamówień publicznych – w złotych,

Art. 13. Do przygotowania OPZ dla danego zamówienia, Komórka może przeprowadzić, dodatkowo, postępowanie o charakterze rozeznania rynku na Platformie Zakupowej.

 

 

Rozdział IV

Procedury

 

Art. 14. Nadrzędnym celem Pracownika upoważnionego jest uzyskanie w wyniku udzielenia zamówienia Oferty najkorzystniejszej.

Art. 15. W celu udzielenia zamówienia, Pracownik upoważniony przeprowadza:

1. Zapytanie ofertowe poprzez umieszczenie postępowania na Platformie Zakupowej
   z dostępem ograniczonym oraz zaproszenie do składania ofert do co najmniej trzech Wykonawców. W przypadku braku możliwości zaproszenia do składania ofert wymaganej liczby Wykonawców, dopuszcza się przesłanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby Wykonawców z jednoczesnym umieszczeniem zapytania ofertowego na Platformie Zakupowej z dostępem nieograniczonym. 

Art. 16. Pracownik upoważniony, w przypadku pytań i wniosków przesłanych przez Wykonawców dotyczących OPZ lub wzoru umowy, zamieszcza komunikat publiczny
z odpowiedziami za pośrednictwem Platformy Zakupowej.

Art. 17. W szczególności gdy zebrane oferty przekraczają równowartość zabezpieczonych środków zamawiającego, Pracownik upoważniony ma możliwość:

  1) przeprowadzenia negocjacji na Platformie Zakupowej z maksymalnie  trzema Wykonawcami, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty, 

2) przedłożenia wniosku o zwiększenie środków na realizację zamówienia.

Art. 18. Po udzieleniu zamówienia w wyniku procedury pełnej, Pracownik upoważniony niezwłocznie i obowiązkowo publikuje w formie komunikatu publicznego informację o udzieleniu zamówienia, ze wskazaniem nazwy  i adresu siedziby podmiotu, a w przypadku osób fizycznych imienia i nazwiska, z którym zawarto umowę w sprawie zamówienia oraz informację o wartości i zakresie umowy.

Art. 19. Dla zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 5 000 zł netto, Komórka nie jest zobligowana do stosowania przepisów niniejszego Rozdziału, jednak może fakultatywnie zastosować - zgodnie z własnym rozeznaniem - procedurę Zapytania ofertowego. 

 

Rozdział V

Udzielenie zamówienia

 

Art. 20. Po dokonaniu wyboru Wykonawcy w procedurze zapytania ofertowego Dział merytoryczny składa do Kierownika zamawiającego protokół z postępowania wygenerowany z Platformy Zakupowej.

Art. 21. Po dokonaniu akceptacji protokołu z postępowania przez  Kierownika zamawiającego, Komórka merytoryczna uzupełnia projekt umowy i przekazuje go do akceptacji i zleca realizację przedmiotu zamówienia. 

Art. 22. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zlecenie lub zawarcie umowy w formie pisemnej. Umowę podpisują osoby upoważnione.

Art. 23. Umowę sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach,
 z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla Wykonawcy, a dwa egzemplarze dla Zamawiającego.

Art. 24. Po wyborze Wykonawcy informację o udzieleniu zamówienia zamieszcza się za pośrednictwem komunikatu publicznego na Platformie Zakupowej niezwłocznie po zawarciu umowy. 

Art. 25. W informacji o udzieleniu zamówienia podaje się nazwę (firmę) albo imię
i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego Wykonawcy, a także cenę wybranej oferty.

W przypadku gdy wykonawcą jest osoba fizyczna należy odnieść się do zasady minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. C RODO), zgodnie z którą dane powinny być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są  przetwarzane.

 

Rozdział VI

Wyłączenie ze stosowania Regulaminu

 

Art. 26. Regulaminu nie stosuje się do:

1) prenumeraty czasopism lub publikacji;

2) zakupu materiałów biurowych, środków czystości, artykułów spożywczych, napoi;

3) zamówień na realizację i obsługę narad, przyjęć, jubileuszy, bankietów, konferencji, eventów, imprez sportowych, rekreacyjnych, kulturalnych;

4) zamówień w zakresie usług medycznych, materiałów i atrybutów BHP przysługujących pracownikom na podstawie obowiązujących przepisów;

5) oprogramowania oraz licencji, wsparcia technicznego, usług i sieci informatycznych itp.;

6) modyfikacji oprogramowania używanego przez Zamawiającego;

7) przedmiotów zaliczanych do majątku trwałego, między innymi sprzętu komputerowego, urządzeń biurowych, telefonów, środków transportu, mebli;

8) opłat członkowskich, konferencyjnych, wpisowych, wpłat realizowanych na rzecz sądów
i urzędów;

9) usług reklamowych, szkoleniowych, związanych z kulturą i sztuką;

10) usług noclegowych i gastronomicznych;

11) usług ubezpieczeniowych;

12) szkoleń, w tym również związanych z nabywanym oprogramowaniem oraz sprzętem teleinformatycznym;

13) specjalistycznych ekspertyz i usług, badań naukowych;

14) usług fotograficznych, filmowania, usług poligraficznych oraz wyrobu pieczątek;

15) usług transportu kolejowego, wodnego lotniczego;

16) usług wynajmu busów, autobusów wraz z kierowcą;

17) zamówień udzielanych dotychczasowemu wykonawcy, które są niezbędne
lub konieczne do prawidłowego wykonania zamówienia dotychczasowego
lub dla prawidłowego wykonania zamówienia nowego z zastrzeżeniem, że łączna wartość zamówienia podstawowego i dodatkowego nie przekracza kwoty 130 000 zł netto;

18) zamówień udzielanych w okresie 2 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy zamówienia, lub polegającego na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych a łączna wartość zamówienia dodatkowego nie przekracza 50% wartości umowy zamówienia podstawowego,
z zastrzeżeniem, że łączna wartość zamówienia podstawowego i dodatkowego nie przekracza kwoty 130 000 zł netto;

19) zamówień, które mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę,
z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze lub z przyczyn związanych
z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów, albo w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej;

20) zamówień dla których, ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą
z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć,
tj. w przypadku zagrożenia życia lub zdrowia oraz zagrożenia środowiska lub mienia  wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie jest możliwe przeprowadzenie rozpoznania rynku, w szczególności w przypadku awarii.

27. Zasad Regulaminu nie stosuje się do zamówień, finansowanych
lub współfinasowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

28. Wyłączenia określone w ust. 1 i 2 stosuje się do zamówień poniżej 130 000 zł. netto wartości zamówienia. Łączna wartość zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się lub podlegające wznowieniu nie może przekroczyć 130 000 zł. netto w okresie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.

28. Zasad stosowania Regulaminu, bez względu na wartość zamówienia nie stosuje się do zamówień określonych w art. 11 Ustawy, w tym do:

1) zastępstwa procesowego, doradztwa prawnego, usług notarialnych;

2) usługi arbitrażowe i pojednawcze;

3) usługi badawcze i rozwojowe;

4) nabycie własności nieruchomości;

5) pożyczki, kredyty;

6) usługi BGK;

7) usługi finansowe związane z emisją, sprzedażą, kupnem lub zbyciem papierów wartościowych usługi publiczne w zakresie transportu pasażerskiego koleją
lub metrem.

 

 

Rozdział VII

Przepisy końcowe

 

Art. 29. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Kierownik zamawiającego może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, po przedłożeniu stosownego wniosku. Wniosek powinien zawierać szczegółowy opis okoliczności, które nie pozwalają na zastosowanie postanowień Art. 15 oraz Art. 16 Regulaminu.

Art. 30. Archiwizacja procedur opisanych Regulaminem odbywa się elektronicznie,
za pomocą Platformy Zakupowej.

Art. 31. Dział merytoryczny po udzieleniu zamówienia wprowadza każdy poniesiony wydatek do rejestru umów na Platformie Zakupowej z dostępem publicznym. Zarejestrowanie wydatku należy dokonać najpóźniej 30 dni od udzielenia zamówienia.

Art. 32. Zamówienia publiczne udzielane z uwzględnieniem procedur wynikających
ze stosowania Regulaminu należy przeprowadzić wg wzorów dokumentów zawartych
w platformie zakupowej.