REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ
GOLENIOWSKIEGO TOWARZYSTWA BUDOWNICTWA SPOŁECZNEGO

 

1. Niniejszy Regulamin określa skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków Komisji Przetargowej, zwanej dalej Komisją.

2. Komisję, powołuje się w przypadku zamówień, których wartość jest równa lub większa niż 130 000 zł netto.

3. Komisja przetargowa wykonuje czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o zamówienie publiczne.

4. Komisja przetargowa przygotowuje projekty dokumentów związanych z procedurą postępowania, w tym warunki udziału w postępowaniu, ocenę spełniania ich przez wykonawców oraz przygotowuje propozycję rozstrzygnięcia postępowania. Przygotowane dokumenty Komisja przedstawia do zatwierdzenia kierownikowi zamawiającego.

5. W zakresie nieuregulowanym niniejszym Regulaminem, zastosowanie mają przepisy  ustawy Pzp i kodeksu cywilnego.

6. Stosowanie przepisów niniejszego Regulaminu nie zwalnia członków Komisji
z odpowiedzialności za przeprowadzenie postępowania zgodnie z przepisami prawa.

 

1. Komisję powołuje Kierownik Zamawiającego.

2. Komisja składa się, co najmniej z trzech członków, w tym Przewodniczącego, Zastępcy Przewodniczącego i Sekretarza Komisji.

3. Pracownicy GTBS wchodzący w skład Komisji wykonują swoje obowiązki w ramach obowiązków służbowych.

4. Przewodniczącym Komisji jest osoba wyznaczona przez kierownika zamawiającego
a Zastępcą Przewodniczącego Komisji jest kierownik lub pracownik działu merytorycznego.

5. Obowiązkiem wszystkich członków Komisji jest, niezwłocznie po zapoznaniu się
z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ofertą lub zaproszeniem do negocjacji/składania ofert, złożenie pisemnych oświadczeń o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ustawy Pzp. Oświadczenie winno zostać złożone także w terminie późniejszym, jeżeli okoliczności, o których mowa w art. 56 ustawy Pzp ujawnią się w toku pracy Komisji. Oświadczenia dołącza się do protokołu postępowania
o udzielenie zamówienia.

6. Przewodniczący Komisji wyłącza z jej prac członka, który:

1) złożył oświadczenie o zaistnieniu którejkolwiek okoliczności, o której mowa w art. 56 ustawy Pzp;

2) złożył fałszywe oświadczenie – w takim wypadku wyłączenie następuje z chwilą uzyskania wiadomości wskazujących na nieprawdziwość oświadczenia;

3) złożył zgodne z prawdą oświadczenie o braku okoliczności, o których mowa  w art. 56 ustawy Pzp, jeżeli po złożeniu oświadczenia okoliczności takie zaistniały.

7. Kierownik zamawiającego, w razie uzasadnionego podejrzenia, że pomiędzy pracownikami zamawiającego lub innymi osobami zatrudnionymi przez zamawiającego, które mają bezpośredni lub pośredni wpływ na wynik postępowania, a wykonawcami zachodzi relacja określona w art. 56 ustawy Pzp, odbiera od tych osób, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia, oświadczenie w formie pisemnej w przedmiocie okoliczności, o których mowa w w/w ustępie. Przed odebraniem oświadczenia, kierownik zamawiającego lub osoba, której powierzył czynności w postępowaniu, uprzedza osoby składające oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

8. Informację o wyłączeniu członka Komisji, Przewodniczący lub jego Zastępca przekazuje kierownikowi zamawiającego, który podejmuje decyzje o odwołaniu członka ze składu Komisji i ewentualnym powołaniu na jego miejsce nowej osoby. Nowy członek Komisji składa niezwłocznie oświadczenie, o którym mowa w ust. 5.

9. Czynności Komisji, które zostały dokonane z udziałem członka Komisji podlegającego wyłączeniu, powtarza się, z wyjątkiem czynności otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niepływających na wynik postępowania. Zasadę tę stosuje się odpowiednio do sytuacji, w której członek Komisji zostanie wyłączony z powodu nie złożenia oświadczenia, albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą.

10. Odwołanie członka Komisji może nastąpić również:

1) z przyczyn obiektywnych, gdy nie może on wykonywać swoich obowiązków (choroba, długotrwały urlop itp.);

2) członek Komisji nie wykonuje postanowień niniejszego regulaminu lub uchyla się od uczestnictwa w posiedzeniach Komisji.

1. Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania wymaga wiedzy specjalistycznej, Przewodniczący Komisji składa kierownikowi zamawiającego, umotywowany wniosek o powołaniu biegłych (rzeczoznawców).

2. Wniosek powinien wskazywać osobę biegłego/eksperta oraz przewidywaną wysokość jego wynagrodzenia, wraz ze źródłem finansowania (jeżeli biegły/ekspert nie jest etatowym pracownikiem GTBS). Biegli/eksperci będący pracownikami GTBS pracują w Komisji nieodpłatnie, w ramach obowiązków służbowych.

3. Decyzję o powołaniu biegłych/ekspertów podejmuje kierownik zamawiającego.

4. Biegły/ekspert składa oświadczenie, o którym mowa w § 2 ust. 5.

5. Biegły/ekspert przedstawia opinię na piśmie, we wskazanej przez Przewodniczącego Komisji sprawie lub na jego zaproszenie bierze udział w posiedzeniach Komisji z głosem doradczym i udziela dodatkowych wyjaśnień.

1. Członkowie Komisji wykonują powierzone im czynności w dobrej wierze, z zachowaniem najwyższej staranności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, swoją wiedzą i doświadczeniem.

2. Do obowiązków członków Komisji należy w szczególności:

1) udział we wszystkich posiedzeniach Komisji;

2) wykonywanie poleceń Przewodniczącego Komisji.

3. Przewodniczący Komisji kieruje jej pracami. Do jego obowiązków należy w szczególności:

1) odebranie od członków Komisji i innych osób pisemnych oświadczeń dotyczących okoliczności, o których mowa w art. 56 ustawy Pzp oraz poinformowanie kierownika zamawiającego  o przypadku zaistnienia takich okoliczności;

2) wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji oraz ich prowadzenie;

3) podział między członków Komisji prac podejmowanych w trybie roboczym;

4) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania;

5) informowanie kierownika zamawiającego o problemach związanych z pracami w toku postępowania;

6) w sytuacjach nagłych, w których nie ma możliwości natychmiastowego zwołania posiedzenia Komisji, propozycje decyzji może sporządzić Przewodniczący Komisji samodzielnie i przekazać kierownikowi zamawiającego. O zaistniałej sytuacji Przewodniczący Komisji informuje członków Komisji.

7) prowadzenie dokumentacji postępowania w sprawie udzielenia zamówienia;

8) obsługa techniczno-organizacyjna prac Komisji;

9) przygotowywanie projektów pism;

4. Zastępca Przewodniczącego pod nieobecność Przewodniczącego Komisji wykonuje wszystkie jego czynności.

5. Członkowie Komisji z ramienia Wnioskodawcy są odpowiedzialni w szczególności za:

1) dokonanie prawidłowego opisu przedmiotu zamówienia oraz uzgodnienie z Wnioskodawcą postanowień umownych;

2) uzasadnienie zastosowania trybu postępowania innego niż tryb podstawowy, przetarg nieograniczony lub ograniczony;

3) weryfikację kosztorysów ofertowych, w przypadku zamówień na roboty budowlane;

4) weryfikację ofert pod względem merytorycznym;

5) odpowiedzi na pytania Wykonawców dotyczące opisu przedmiotu zamówienia;

6) uzasadnienie przesłanek skrócenia terminu składania wniosków/ofert;

7) przeprowadzenie merytorycznej części negocjacji.

6. W przypadku braku jednolitego stanowiska Komisji oraz w sprawach spornych Przewodniczący Komisji informuje na piśmie o zaistniałej sytuacji kierownika zamawiającego, który podejmuje decyzję w tym zakresie.

7. Członkom Komisji nie wolno ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z przebiegiem prac Komisji, w tym w szczególności z przebiegu badania, oceny i porównania treści złożonych ofert. Członków Komisji obowiązuje tajemnica służbowa.

1. Komisja opracowuje i przedkłada do zatwierdzenia kierownikowi zamawiającego:

1) propozycję trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem faktycznym

i prawnym;

2) projekt specyfikacji warunków zamówienia lub zaproszenia do udziału w postępowaniu;

3) treść ogłoszeń o zamówienie publiczne

4) projekt i zaproszenia do negocjacji w przypadku postępowań prowadzonych w trybie negocjacji bez ogłoszenia i zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone negocjacje;

2. W przypadku wystąpienia w toku prowadzenia przez Komisję prac przygotowawczych okoliczności wskazujących na konieczność doprecyzowania opisu przedmiotu zamówienia i/lub zmian w projekcie umowy, Komisja zwraca się do Wnioskodawcy o stosowne zmiany.

Rozdział 6

1. Publikacja ogłoszenia oraz SWZ w miejscu i w sposób określony w ustawie Pzp oraz na stronie prowadzonego postępowania w zależności od zastosowanego trybu udzielenia zamówienia.

2. Publikacja na stronie prowadzonego postępowania odpowiedzi na zapytania wykonawców oraz zmian SWZ lub/i przesłanie tych dokumentów Wykonawcom.

3. Przeprowadzenie czynności otwarcia ofert lub wniosków.

4. Badanie złożonych ofert lub wniosków pod względem formalno-prawnym oraz merytorycznym.

5. Przeprowadzenie negocjacji z Wykonawcami, gdy ustawa Pzp przewiduje prowadzenie takich negocjacji.

6. Dokonanie w ofertach wykonawców poprawek zgodnie z art. 223 ustawy Pzp.

7. Wezwanie Wykonawcy w celu złożenia wymaganych w ustawie Pzp wyjaśnień.

8. Ocena ofert lub wniosków pod względem kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej.

9. Przygotowanie wniosku o rozstrzygnięcie postępowania, w tym:

1) wybór najkorzystniejszej oferty bądź unieważnienie postepowania;

2) wykluczenie wykonawców z postępowania;

3) odrzucenie ofert podlegających odrzuceniu.

10. Publikacja na odpowiednich stronach internetowych i przekazanie informacji o wyborze najkorzystniejszej oferty Wykonawcom, którzy złożyli oferty.

11. Wyznaczenie wykonawcy miejsca i terminu, w którym będzie mógł zapoznać się z treścią ofert/wniosków/dokumentacji postępowania, w przypadku wpłynięcia wniosku
o udostępnienie do wglądu treści tych dokumentów. Udostępnieniu  podlegają wyłącznie dokumenty nie stanowiące tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W trakcie udostępniania do wglądu  dokumentów wymienionych w niniejszym ustępie wymagana jest obecność w miejscu udostępniania, co najmniej jednego członka Komisji lub innej osoby wyznaczonej przez Przewodniczącego Komisji. Fakt udostępnienia Wykonawcy do wglądu  dokumentów rejestrowany jest w formie notatki i obejmuje:

1) datę i miejsce udostępnienia;

2) imię i nazwisko osoby zapoznającej się z treścią ofert;

3) wykaz (numery) udostępnionych ofert oraz dokumentów postępowania.

12. Analiza wniesionych środków ochrony prawnej, publikacja na stronie prowadzonego postępowania lub rozesłanie informacji o wniesieniu odwołania wraz z jego treścią Wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

13. W przypadku wniesienia odwołania kierownik zamawiającego wskazuje osoby reprezentujące Zamawiającego przed Krajową Izbą Odwoławczą.

14. Po wyborze najkorzystniejszej oferty i uprawomocnieniu się wyniku postępowania, Przewodniczący Komisji, w celu podpisania umowy, przekazuje Wnioskodawcy zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z niezbędnymi dokumentami.

15. Wnioskodawca odpowiedzialny jest za zawarcie umowy w terminie związania ofertą.

16. Po podpisaniu umowy Wnioskodawca przekazuje niezwłocznie kopię zawartej umowy Przewodniczącemu Komisji celem publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia.

17. W sytuacjach określonych w ustawie Pzp Przewodniczący Komisji decyduje o zwrocie wadium wykonawcom. W przypadku wpłat pieniężnych Sekretarz Komisji lub inny Członek Komisji przekazuje do działu finansowo-księgowego dyspozycję zwrotu kwoty wadium.

18. Korespondencję pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami podpisuje Kierownik Zamawiającego lub osoba upoważniona.

19. Sekretarz lub inny członek komisji zamieszcza ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych o wykonanym zamówieniu zgodnie z art. 448 ustawy Pzp.

20. Komisja kończy pracę z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego a w przypadku unieważnienia postępowania – po uprawomocnieniu się tego unieważnienia.